Administrative Support Specialist

Vi i Yara er en del av et globalt nettverk som samarbeider for å løse noen av verdens viktigste utfordringer – ressursknapphet, matsikkerhet og miljøendringer – på en lønnsom og ansvarlig måte.

Om enheten

Yara International ASA hovedkontor er lokalisert i Drammensveien 131 i Oslo. Det er ett enbrukerbygg med 450 ansatte. Stillingen er i Facility management (FM) avdelingen som ivaretar driften av Yaras hovedkontor. Avdelingen består i dag av 4 årsverk, hvorav funksjonen som Facility management consultant er en av disse. Facility management consultant jobber sammen med 2 resepsjonsansatte og rapporterer til Head of Facility management.

Ansvarsområder

Dette er en svært variert stilling med mange forskjellige administrative og praktiske arbeidsoppgaver. Rollen går også ut på å koordinere både interne FM ressurser sammen med eksterne leverandører og støtte andre avdelinger på hovedkontoret.

Daglige FM-oppgaver

Bistå i administrative prosesser som onboarding/offboarding i samarbeid med HR, IT & HMS avdeling
Planlegging og gjennomføring av bygningsmessig vedlikehold og koordinering mot gårdeier.
Løpende kontakt med underleverandører, reforhandling og kontraktsforhandling (Kantine, renholds leverandør)
Koordinering av interne FM-ressurser oppimot resepsjon, sikkerhet, HR og kommunikasjonsavdeling
Administrere bestillinger (innkjøpsordre) og fakturering via økonomisystemet SAP
Oppdatere brannverninstrukser og førstehjelpslister
Publisering av interninformasjon på ulike kommunikasjonsplattformer
Koordinering av interne arrangementer (workshops, eventer, kulturelle og sosiale samlinger)

Rehabiliteringsprosjekter

Delta i og koordinere oppgraderings- og rehabiliteringsprosjekter for bygget, inkludert AV-utstyr, vedlikehold og sikkerhet.
Planlegge og gjennomføre interiørmessige oppgraderinger av gulv, kantine, minikjøkken og sosiale soner

Profil

Allsidig og strukturert kandidat med gode kommunikasjonsferdigheter på både norsk og engelsk.
Utdanningsbakgrunn innen merkantile eller tekniske fag, med generell forståelse for service, drift og god arbeidskultur.
Erfaring fra service-, drifts- eller supportroller, med evne til å håndtere varierte oppgaver selvstendig.
Samarbeidsorientert og serviceinnstilt person som bidrar positivt til miljøet og fungerer godt med ulike typer mennesker.
Praktiske ferdigheter som førerkort kl. B og gjerne erfaring med SAP eller lignende systemer er en fordel.

Tilleggsinformasjon

Kontaktinformasjon

Leif-Atle Thomassen - Head of Facility Management - leif.atle.thomassen@yara.com

Igor Batista - HRBP

Søknadsfrist

28 Januar

Kunnskap vokser gjennom forskjeller

Yara er forpliktet til å skape et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø og er stolte av å være en arbeidsgiver som gir like muligheter. Vi mener at et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø ikke bare er det riktige, men også det smarteste å gjøre. For å levere på dette har Yara forankret mangfold, likestilling og inkludering (DE&I) i vår forretningsstrategi, og mer enn 400 ansatte verden over er engasjert i våre D&I-ambassadørnettverk.

Som en del av vår rekrutteringsprosess kan vi, der det er tillatt etter lokal lovgivning, gjennomføre referanse- og bakgrunnssjekker. Disse sjekkene vil kun bli utført dersom det anses nødvendig for stillingens karakter. Kandidater vil bli informert av HR før eventuelle bakgrunnssjekker igangsettes.